Info for Participants

Información para Participantes

Detailed information and instructions for participants regarding travel, fees, and due dates will be posted here when available.

La información detallada y las instrucciones para los participantes con respecto al viaje, las tarifas y las fechas de vencimiento se publicarán aquí cuando estén disponibles.

Translation

For plenary sessions, we will be using a translation service that you connect to using your own device and listen to with your own headphones. Your smartphone, tablet, or laptop must be able to connect to WiFi and to connect to your own personal set of headphones or earphones. We will walk everyone through these steps to using the service at the venue but want to ensure everyone brings the appropriate equipment.

• Bring a personal device & headphones

Participation Fees

The participation fee for IIPE 2026 is $750 USD (€650 Euros).

The participation fee covers all onsite expenses, including participation in all IIPE activities, food, lodging, and excursions. You are responsible for your own travel and spending money.  

A deposit of $250 USD must be received by May 1 to reserve your space.  Since we have many participants on the waiting list, if we do not receive your deposit by this date, we will open this space for someone else.  

Full payment of fees is welcome anytime, and payment in full must be received by July 1. 

Cancellations must be made no later than July 1. We cannot refund fees for cancellations made after this date. 

Submit payments

Our preferred payment method is by credit card.  You can pay online here.

(If you are unable to pay by credit card, please contact us to explore alternative arrangements.)

Travel Arrangements

Please schedule your arrival by mid-day on Sunday, July 19, and your departure anytime on Sunday, July 26.

For flight arrangements, the most convenient airports are Federico García Lorca Granada-Jaén Airport (GRX) [approximately 18 kilometers from Granada] or Málaga Airport (AGP) [approximately 133 kilometers from Granada]. We will provide details on affordable transportation to and from the airport to the IIPE venue.

To accommodate international travel, the IIPE program will convene late Sunday afternoon (July 19) with informal activities that you are encouraged to attend.  We will begin formal activities on Monday morning (July 20). The program will conclude in the evening of Saturday, July 25.  As the program will conclude in the late evening, accommodations will be provided until Sunday morning, July 26.  

*If your transportation necessitates it, you are welcome to arrive early or stay after the conclusion of the IIPE, however you will be responsible for arranging and paying for these additional accommodations. *Some accommodations may be available at the conference venue. We will provide additional details soon.

**In a few weeks the IIPE team will contact you to request your travel details.  Please be sure to provide this information so we can most effectively support you.

Conference Venue & Accommodations 

The Institute will take place at the Colegio Mayor Jesús María of the University of Granada.

Accommodations are single rooms with private bathrooms. Rooms are air-conditioned with Wi-Fi. 

Linens & towels will be provided by the university.

As noted above, you will be responsible for any additional accommodations prior to the beginning and after the conclusion of the IIPE. 

Visa Arrangements

Some participants will need a tourist visa to come to Spain.  Please visit this website to determine if you will need a visa.  

Here some recommendations and advice on the visa process:

1) If you are from one of the few countries requiring an advanced visa, please note that the process may sometimes take several months, especially after the visa application has been submitted until the visa is issued.  Thus, we encourage you to begin immediately investigating the visa application process. Also factor in enough time for delays as visa procedures can sometimes be cumbersome.

2) The IIPE, through our host partners in Spain, can, upon request, issue letters of commitment to support the visa process. Should that be a necessary requirement for your visa application, please contact info@i-i-p-e.org for the details and specifications.

Program Abstracts

Program abstracts are due June 7.

If you are able, we kindly ask your assistance in translating your session title, abstract and short bio into English & Spanish. 

Should you have questions or difficulties submitting your abstract using the online form, please contact us at: info@i-i-p-e.org 

Travel and Emergency Contact Information

This form collects important information about your travel, dietary requirements, health, emergency contact information, and accommodation needs. 

Please submit your form no later than June 15. 

Legal Waiver Form

In addition to the “Travel and Emergency Contact Form,” all participants are required to sign a legal waiver prior to participating in the IIPE. 

Please sign the legal waiver no later than June 15.

Arrival Information

Please download and save the attached “arrival details letter” for important information regarding your participation and arrival to Granada.

Online Program

Click the button below to access the online program, or scan the QR code.

To access the program, you will need to enter the password provided by email.

Traducción

Para las sesiones plenarias, usaremos un servicio de traducción al que se conectarán con su propio dispositivo y escucharán con sus propios auriculares. Su teléfono inteligente, tableta o computadora portátil debe poder conectarse a WiFi y a sus auriculares personales. Les guiaremos por estos pasos para usar el servicio en el lugar del evento, pero queremos asegurarnos de que todos traigan el equipo adecuado.

• Trae tu propio dispositivo y audífonos.

Cuotas de participación

La cuota de participación para IIPE 2026 es de $750 USD (€650 euros).

La cuota cubre todos los gastos durante el evento, incluyendo: participación en todas las actividades del IIPE, comidas, alojamiento y excursiones.  Tú deberás cubrir tus gastos de viaje y gastos personales.

Debes hacer un depósito de $250 USD antes del 1 de mayo para reservar tu plaza. Dado que tenemos muchas personas en lista de espera, si no recibimos tu depósito antes de esta fecha abriremos esta plaza para otra persona.

El pago completo puede realizarse en cualquier momento, pero debe recibirse antes del 1 de julio.

Las cancelaciones deben realizarse a más tardar el 1 de julio. No podremos reembolsar pagos para cancelaciones posteriores a esta fecha.

Envío de pagos

Nuestro método preferido de pago es tarjeta de débito/crédito. Puedes pagar en línea aquí.

(Si el pago con tarjeta de crédito no es posible, contáctenos para discutir opciones alternativas.)

Arreglos de viaje

Por favor organiza tu llegada antes del mediodía del domingo 19 de julio y tu salida en cualquier momento el domingo 26 de julio.

Para los vuelos, los aeropuertos más convenientes son Aeropuerto Federico García Lorca Granada-Jaén (GRX) [aproximadamente 18 kilómetros de Granada] o Aeropuerto de Málaga (AGP) [aproximadamente 133 kilómetros de Granada]. Próximamente proporcionaremos información sobre transporte económico desde los aeropuertos hasta el lugar del IIPE.

Para facilitar los viajes internacionales, el programa del IIPE comenzará la tarde del domingo 19 de julio con actividades informales a las que te animamos a asistir. Las actividades formales comenzarán el lunes 20 de julio por la mañana. El programa concluirá la noche del sábado 25 de julio. Como el programa terminará tarde esa noche, el alojamiento estará disponible hasta la mañana del domingo 26 de julio.

*Si tu transporte lo requiere, puedes llegar antes o quedarte después del IIPE, pero serás responsable de organizar y pagar esas noches adicionales. *Algunos alojamientos adicionales podrían estar disponibles en el lugar de la conferencia. Pronto proporcionaremos más detalles.

**En unas semanas el equipo del IIPE se pondrá en contacto contigo para solicitar los detalles de tu viaje. Por favor asegúrate de proporcionar esta información para que podamos apoyarte adecuadamente.

Lugar del evento y alojamiento

El Instituto tendrá lugar en el Colegio Mayor Jesús María de la Universidad de Granada.

El alojamiento consiste en habitaciones individuales con baños privados. Las habitaciones cuentan con aire acondicionado y conexión WI-FI. 

La universidad suministrará la ropa de cama y las toallas.

Tal como se mencionó anteriormente, serás responsable de cualquier alojamiento adicional antes del inicio o después de la finalización del IIPE.

Arreglos de Visa

Algunos participantes necesitarán un visado turístico para entrar a España. Por favor  visita este sitio web para saber si necesitas visado.

Aquí te dejamos algunas recomendaciones sobre el proceso:

1) Si provienes de uno de los países que requieren visado previo, ten en cuenta que el proceso puede tardar varios meses, especialmente desde que se presenta la solicitud hasta que se emite el visado. Por ello, te recomendamos comenzar cuanto antes a investigar el procedimiento de solicitud. También considera posibles retrasos, ya que los procesos de visado pueden ser complejos.

2) El IIPE, a través de nuestros socios anfitriones en España, puede emitir cartas de compromiso para apoyar el proceso de visado, si fuera necesario. Si necesitas esta carta, por favor contacta a info@i-i-p-e.org para conocer  los detalles.

Resúmenes del Programa

Los resúmenes del programa deben presentarse el 7 de junio.

Si puede, le pedimos amablemente su ayuda para traducir el título de su sesión, el resumen y la breve biografía al inglés y al español.

Si tiene preguntas o dificultades para enviar su resumen utilizando el formulario en línea, contáctenos en: info@i-i-p-e.org 

Información de contacto para viajes y emergencias

Este formulario recopila información importante sobre su viaje, requisitos dietéticos, estado de salud, datos de contacto para emergencias y necesidades de alojamiento.

Por favor, envíe su formulario a más tardar el 15 de junio.

Formulario de renuncia legal

Además del Formulario de viaje y contacto de emergencia, se requiere que todos los participantes firmen una exención de responsabilidad legal antes de participar en el IIPE. Se adjunta una copia en PDF para su revisión.

Por favor, firme la exención de responsabilidad legal a más tardar el 15 de junio.

Información de llegadas

Por favor, descargue y guarde la “carta de detalles de llegada” adjunta para obtener información importante sobre su participación y llegada a Granada.

Guía de Programa en línea

Pulsa el botón inferior para acceder al programa online, o escanea el código QR.

Para entrar al programa, necesitas poner la contraseña que te enviamos por correo.