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COVID-19 Policy

The organizers of “IIPE 2021: Mexico” acknowledge that COVID-19 presents many uncertainties. While we intend to host the IIPE as an in-person event, we are prepared to cancel/postpone the IIPE to assure the safety and well-being of all participants, organizers, and vendors.  We seek to be transparent in our planning and decision-making, and thus present the following initial guidelines as our policy for responding to various scenarios that may arise.

  1. One of the most unique aspects of the IIPE is the communal learning community experience.  We believe this experience cannot be replicated or replaced by a virtual conference.  Should it be determined that we cannot gather in-person in the summer of 2021, we will postpone the IIPE to the following summer (or as soon as conditions are safe to gather again in-person).
  2. A general decision will be made no later than April 1, 2021 if the IIPE will take place in person or be postponed until 2022.  (The application deadline for IIPE 2021 is March 15.  April 1 coincides with the date when notices of acceptance are to be sent to applicants.)
  3. As COVID-19 is a fluid and ever-changing situation, it is also possible that we may need to cancel/postpone after April 1.
  4. Should the IIPE be cancelled after participants have paid deposits or fees, these fees will be refundable (minus any transaction fees, including credit card fees or bank charges).
  5. Even if the IIPE is held in-person, some may not be able to attend due to travel restrictions, the COVID situation in their home country, or personal experiences with COVID.  With this in mind, our refund policy will be flexible.  We will be able to offer a full-refund of fees (minus any transaction fees, including credit card fees or bank charges) up to two weeks before the IIPE begins.  Cancellations less than two-weeks from the start date of the IIPE will also be refundable, minus any conference related expenses that are not refundable on such short notice.  
  6. The IIPE is unable to refund any travel related expenses.  Travel expenses are the responsibility of each individual participant.  We strongly recommend that all participants purchase some form of travel insurance as a form of protection against last minute cancellation of travel plans.  Please inquire with your airline or ticketing agent about options.  These insurance plans are generally affordable and highly advisable for all forms of travel during the pandemic.  
  7. We are communicating with all vendors (hotel, host venue, transportation providers) to request and assure that they are following COVID-19 protocols and sanitation measures.  While we are requesting these measures to be adhered to, we cannot guarantee (nor be held responsible) for the practices of third-party vendors.  
  8. Prior to the IIPE, we will advise all participants with current COVID protocols that must be adhered to.  

Política del COVID-19

Los organizadores del “IIPE 2021: México” reconocen que el COVID-19 presenta muchas incertidumbres. Si bien, tenemos la intención de llevar a cabo el IIPE como un evento en persona, estamos preparados para cancelar/posponer el IIPE para garantizar la seguridad y el bienestar de todos los participantes, organizadores y proveedores. Buscamos ser transparentes en nuestra planificación y toma de decisiones, y por ello presentamos los siguientes lineamientos iniciales como nuestra política para dar respuesta a los diversos escenarios que puedan surgir:

  1. Uno de los aspectos más singulares del IIPE es la experiencia comunitaria de aprendizaje. Creemos, que esta experiencia no puede ser replicada ni reemplazada por una conferencia virtual. Si se determina que no podemos reunirnos en persona en el verano del 2021, pospondremos el IIPE para el verano siguiente (o tan pronto como las condiciones sean seguras para reunirnos nuevamente en persona).
  2. Se tomará una decisión general a más tardar el 1ro de abril del 2021 para dar a conocer  si el IIPE se llevará a cabo en persona o se pospondrá hasta el 2022 ( la fecha límite de solicitud para el IIPE 2021 es el 15 de marzo). Y el 1ro de abril coincide con la fecha en que se enviarán las cartas de aceptación a los solicitantes. 
  3. Como el COVID-19 es una situación en constante cambio, también es posible que necesitemos cancelar/posponer después del 1ro de abril.
  4. Si el IIPE se cancela después de que los participantes hayan hecho el depósito de apartado o el pago completo de la tarifa, estas tarifas serán reembolsables (menos las tarifas de transacción, incluidas las de tarjeta de crédito o los cargos bancarios).
  5. Incluso si el IIPE se lleva a cabo en persona, es posible que algunos no puedan asistir debido a restricciones de viaje o a la situación de COVID en su país de origen o experiencias personas con el COVID. Teniendo esto en cuenta, nuestra política de reembolso será flexible y podremos ofrecer un reembolso completo de las tarifas (menos tarifas de transacción, incluidas las de tarjeta de crédito y cargos bancarios) hasta dos semanas antes de que comience el IIPE. Las cancelaciones con menos de dos semanas a partir de la fecha de inicio del IIPE también serán reembolsables, menos los gastos relacionados con la conferencia que no sean reembolsables con tan poca antelación. 
  6. El IIPE  no puede reembolsar ningún gasto relacionado con el viaje. Los gastos de viaje son responsabilidad de cada participante individual. Recomendamos a todos los participantes que compren algún tipo de seguro de viaje como forma de protección contra la cancelación de último momento. Consulte con su aerolínea o agente de venta sobre las opciones ya que estos planes de seguro son generalmente accesibles y muy recomendables para todas las formas de viaje durante la pandemia. 
  7. Nos estaremos comunicando con todos los proveedores (hotel,transporte,alimentos) para solicitar y asegurarnos de que están siguiendo los protocolos y medidas de saneamiento ante el COVID-19. Si bien, solicitamos que se cumplan estas medidas, no podemos garantizar (ni ser responsables) de las prácticas de proveedores externos. 
  8. Antes del IIPE, informaremos a todos los participantes con los protocolos de COVID vigentes que se deberán acatar. 
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