COVID-19 Policy

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COVID-19 Policy

The organizers of “IIPE Mexico” acknowledge that COVID-19 still presents many uncertainties. Given that IIPE Mexico was previously postponed in 2021, we are establishing safety measures and policies with the intention of hosting an in-person event in 2022.  However, the pandemic is still unpredictable, so we are also prepared with alternative plans for a non-traditional event (these plans will be announced if and when the in-person event is canceled).   

We seek to be transparent in our planning and decision-making, and thus present the following guidelines as our policy for responding to various scenarios that may arise.   

  1. A general decision will be made no later than April 1, 2022 if the IIPE will take place in-person or if we will switch to our alternative plan.  (The application deadline for IIPE Mexico 2022  is March 15.  April 1 coincides with the date when notices of acceptance are to be sent to applicants).
  2. As COVID-19 is a fluid and ever-changing situation, it is also possible that we may need to cancel/postpone after April 1.
  3. Our goal for the in-person event is to accommodate the participation of guests from around the world.  However, it is possible that COVID will present travel restrictions, making it difficult for many to participate.  We will continue with our plan to host an in-person event as long as Mexico permits the entry of travellers from a majority of countries in the region (Central, South, and North America, and the Caribbean).  
  4. Should the IIPE be cancelled after participants have paid deposits or fees, these fees will be refundable (minus any transaction fees, including credit card fees or bank charges).
  5. Even if the IIPE is held in-person, some may not be able to attend due to travel restrictions, the COVID situation in their home country, or personal experiences with COVID.  With this in mind, our refund policy will be flexible.  We will be able to offer a full-refund of fees (minus any transaction fees, including credit card fees or bank charges) up to two weeks before the IIPE begins.  Cancellations less than two-weeks from the start date of the IIPE will also be refundable, minus any conference related expenses that are not refundable on such short notice.  
  6. The IIPE is unable to refund any travel related expenses.  Travel expenses are the responsibility of each individual participant.  We strongly recommend that all participants purchase some form of travel insurance as a form of protection against last minute cancellation of travel plans.  Please inquire with your airline or ticketing agent about options.  These insurance plans are generally affordable and highly advisable for all forms of travel during the pandemic. 
  7. We are communicating with all vendors (hotel, host venue, transportation providers) to request and assure that they are following COVID-19 protocols and sanitation measures.  While we are requesting these measures to be adhered to, we cannot guarantee (nor be held responsible) for the practices of third-party vendors.  
  8. Prior to the IIPE, we will advise all participants with current COVID protocols that must be adhered to.  These protocols are yet to be determined, but may include measures such as proof of vaccination, covid testing, and mandatory mask wearing.  

*Organizers include the individual members of the IIPE Mexico Planning Team and the coordinating institutional partners: the International Institute on Peace Education and  Colectivo Tomate.

Política del COVID-19

Los organizadores del “IIPE México” reconocen que el COVID-19 presenta muchas incertidumbres. Dado que el IIPE México fue previamente pospuesto para el 2021, estamos estableciendo medidas y políticas de seguridad con la intención de acoger en persona el evento en 2022. Sin embargo, la pandemia es aún impredecible, por lo tanto estamos preparados con planes alternativos para un evento no-tradicional (Estos planes serán anunciados en caso que el evento en persona sea cancelado).

Buscamos ser transparentes en nuestra planificación y toma de decisiones, y por ello presentamos los siguientes lineamientos iniciales como nuestra política para dar respuesta a los diversos escenarios que puedan surgir.

  1. Se tomará una decisión general a más tardar el 1ro de abril de 2022 para dar a conocer si el IIPE se llevará a cabo en persona o si cambiamos a nuestro plan alternativo. (La fecha límite de solicitud para el IIPE México 2022 es el 15 de marzo. Y el 1ro de abril coincide con la fecha en que se enviarán las cartas de aceptación a los solicitantes).
  2. Como el COVID-19 es una situación en constante cambio, también es posible que necesitemos cancelar/posponer después del 1ro de abril. 
  3. Nuestro objetivo para el evento en persona es alojar a los invitados participantes de diferentes partes del mundo. Sin embargo, es posible que el COVID presentará restricciones de viaje, haciendo difícil la participación para muchos. Continuaremos con nuestro plan de alojar un evento en persona siempre y cuando México permita la entrada de viajeros de una mayoría de países en la región (América Central, del Sur y del Norte y del Caribe).
  4. Si el IIPE se cancela después de que los participantes hayan hecho el depósito de apartado o el pago completo de la tarifa, estas tarifas serán reembolsables (menos las tarifas de transacción, incluidas las de tarjeta de crédito o los cargos bancarios).
  5. Incluso si el IIPE se lleva a cabo en persona, es posible que algunos no puedan asistir debido a restricciones de viaje o a la situación de COVID en su país de origen o experiencias personales con el COVID. Teniendo esto en cuenta, nuestra política de reembolso será flexible y podremos ofrecer un reembolso completo de las tarifas (menos tarifas de transacción, incluidas las de tarjeta de crédito y cargos bancarios) hasta dos semanas antes de que comience el IIPE. Las cancelaciones con menos de dos semanas a partir de la fecha de inicio del IIPE también serán reembolsables, menos los gastos relacionados con la conferencia que no sean reembolsables con tan poca antelación.
  6. El IIPE no puede reembolsar ningún gasto relacionado con el viaje. Los gastos de viaje son responsabilidad de cada participante individual. Recomendamos a todos los participantes que compren algún tipo de seguro de viaje como forma de protección contra la cancelación de último momento. Consulte con su aerolínea o agente de venta sobre las opciones ya que estos planes de seguro son generalmente accesibles y muy recomendables para todas las formas de viaje durante la pandemia.
  7. Nos estaremos comunicando con todos los proveedores (hotel, transporte, alimentos) para solicitar y asegurarnos de que están siguiendo los protocolos y medidas de saneamiento ante el COVID-19. Si bien, solicitamos que se cumplan estas medidas, no podemos garantizar (ni ser responsables) de las prácticas de proveedores externos. 
  8. Antes del IIPE, informaremos a todos los participantes con los protocolos de COVID vigentes que se deberán acatar. Estos protocolos están aún por determinarse, pero es posible que incluyan medidas tales como evidencia de vacunación, prueba de covid-19, y la utilización de tapabocas obligatorio. 
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