Info for Participants

Información para Participantes

Detailed information and instructions for participants regarding travel, fees, and due dates will be posted here when available.

Participant “To Do” List and Upcoming Due Dates

La información detallada y las instrucciones para los participantes con respecto al viaje, las tarifas y las fechas de vencimiento se publicarán aquí cuando estén disponibles.

Lista de “cosas por hacer” de los participantes y próximas fechas de vencimiento.

Due Date / Fecha de vencimientoTask / Tarea
ASAP / LO ANTES POSIBLEConfirm participation by email / Confirmación de su participación por correo electrónico
May 1 / Mayo 1$200 deposit due / $200 depósito mínimo
June 17 / Junio 17Program abstracts due / Fecha límite para la entrega de los resúmenes
July 1 / Julio 1Full fees due / Deberá pagar el total de la cuota
July 1 / Julio 1Final cancellation date (to receive refund) / Fecha de cancelación final (para recibir reembolso)
July 1 / Julio 1Travel and Emergency Contact Information Due / Fecha de vencimiento de la información de contacto para viajes y emergencias
July 1 / Julio 1Legal waiver form signed / Formulario de renuncia legal firmado
July 24 (Sunday) / Julio 24 (Domingo)Arrival date – see arrival information / Fecha de llegada – ver la información de llegada
July 31 (Sunday) / Julio 31 (Domingo)Departure date / Fecha de salida

Participation Fees

The participation fee for IIPE Mexico is $450 USD.

The participation fee covers all onsite expenses including participation in all IIPE activities, food, shared (double) room accommodations, local transportation, and excursions. You are responsible for your own travel and spending money.  

A deposit of $200 must be received by May 1 to reserve your space.  Since we have many participants on a waiting list, if we do not receive your deposit by this date we will open this space for somebody else.  

Full payment of fees is welcome anytime – and payment in full must be received by July 1.

Cancellations must be made no later than July 1. We cannot refund fees for cancellations made after this date. 

Submit payments

Click here to pay your fees by credit card using our secure online form.

(If you are unable to pay by credit card, please contact us to explore alternative arrangements.)

Cuotas de participación

La cuota de participación para IIPE México es de $450 USD. 

La cuota de participación cubre todos los gastos del instituto, incluida la participación en todas las actividades de IIPE, comida, alojamiento en habitación compartida (doble), transporte local y excursiones. Usted es responsable de su propio viaje y dinero para gastos personales adicionales.

Se debe recibir un depósito de $200 antes del 1 de mayo para reservar su espacio. Dado que tenemos muchos participantes en lista de espera, si no recibimos su depósito para esta fecha, abriremos este espacio para otra persona.

El pago total de la tarifa es bienvenido en cualquier momento – pero el pago total debe recibirse antes del 1 de julio.

Las cancelaciones deben realizarse a más tardar el 1 de julio. No podemos reembolsar los cargos por cancelaciones realizadas después de esta fecha. 

Envío de pagos

Nuestro método preferido de pago es con tarjeta de crédito. Puedes pagar en línea aquí.

(Si el pago con tarjeta de crédito no es posible, contáctenos para discutir opciones alternativas.)

Travel Arrangements

Please schedule your arrival by mid-day on Sunday, July 24 and your departure anytime on Sunday, July 31.  

For flight arrangements, please plan your arrival to Mexico City International Airport – Benito Juarez International Airport (MEX).

To accommodate international travel, the IIPE program will convene late Sunday afternoon with informal activities that you are encouraged to attend.  We will begin formal activities on Monday morning. The program will conclude in the evening of Saturday, July 30.  As the program will conclude in the late evening, accommodations will be provided until Sunday morning, July 31.  

* If your transportation necessitates it, you are welcome to arrive early or stay after the conclusion of the IIPE, however, you will be responsible for arranging and paying for these additional accommodations.  

The organizers are making arrangements for free shuttles to and from the airport on July 24 and 31. The shuttle will only be available for participants arriving and departing from Mexico City International Airport. Shuttle details will be provided at a later date.

Accommodations 

IIPE 2022 will be held at Casa Xitla, Mexico’s only non-profit center dedicated to peace, human rights, the arts, spirituality, and environmental sustainability.

Accommodations are double (shared) rooms with private bathrooms. Bed linens and towels are provided. A limited number of single rooms are available for an additional cost (please contact us for details – single rooms will be made available for those with special needs first).  

As noted above, you will be responsible for any additional accommodations prior to the beginning and after the conclusion of the IIPE.

Visa Arrangements

Some participants will need a tourist visa to come to Mexico.  Please visit this website to determine if you will need a visa.  Here some recommendations and advice on the visa process:

1) Obtaining a visa can sometimes take several months, especially after the visa application has been submitted until the visa is issued.  Thus, we encourage you to immediately begin investigating the visa application procedure to begin the process early enough. Also factor in enough time for delays as visa procedures can sometimes be cumbersome.

2) The IIPE and Colectivo Tomate (the local host partner) can, upon request, issue letters of commitment and inscription to support the visa process. Should that be a necessary requirement for your visa application, please contact info@i-i-p-e.org for the details and specifications.

Program Abstracts

Program abstracts are due June 17.

If you are able, we kindly ask your assistance in translating your session title, abstract and short bio into English & Spanish. 

Should you have questions or difficulties submitting your abstract using the online form, please contact us at: info@i-i-p-e.org 

Travel and Emergency Contact Information

Please submit your Travel and Emergency Contact Form by July 1.

Please sign and submit your legal waiver by July 1. 

COVID Policy & Protocols

Please review the updated COVID policy and protocols (last updated: June 6, 2022).

Arrival Information

Please read carefully the details contained in the arrival letter.

download arrival letter (English / espanōl)

For participants not arriving to the airport on July 24 (or not using the airport shuttles) please be sure to arrive to Casa Xitla between 1-3pm.  

Online Program Guide

Visit the online program guide!

Arreglos de viaje

Programe su lllegada para el mediodía del domingo 24 de julio y su salida en cualquier momento el domingo 31 de julio.

Para arreglos de vuelos, por favor planifique su llegada al Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México – Aeropuerto Internacional Benito Juárez (MEX).

Para acomodar los viajes internacionales, el programa IIPE se reunirá el domingo por la tarde con actividades informales a las que se le anima a asistir. Comenzaremos las actividades formales el lunes por la mañana. El programa concluirá en la noche del sábado 30 de julio. Como el programa concluirá en la noche, se proporcionará alojamiento hasta el domingo 31 de julio por la mañana.

*Si su transporte lo requiere, puede llegar temprano o quedarse después de la conclusión del IIPE, sin embargo, será responsable de organizar y pagar estos alojamientos adicionales.

Los organizadores proveerán traslados gratuitos desde y hacia el aeropuerto los días 24 y 31 de julio. El traslado solo estará disponible para los participantes que lleguen y salgan del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México – Aeropuerto Internacional Benito Juárez (MEX). Los detalles del servicio de transporte se proporcionarán en una fecha posterior. 

Lugar de la conferencia y alojamiento

El IIPE 2022 se llevará a cabo en Casa Xitla, el único centro sin fines de lucro de México dedicado a la paz, los derechos humanos, las artes, la espiritualidad y la sustentabilidad ambiental. Allí tendrá lugar el alojamiento y las actividades del instituto

Los alojamientos son habitaciones dobles (compartidas) con baño privado. Se proporcionan toallas y ropa de cama. Hay un número limitado de habitaciones individuales disponibles por un costo adicional (comuníquese con nosotros para obtener más detalles; las habitaciones individuales estarán disponibles primero para aquellos con necesidades especiales).

Como se indicó anteriormente, usted será responsable de cualquier alojamiento adicional antes del comienzo y después de la conclusión del IIPE.

Arreglos de Visa

Algunos participantes necesitarán una visa de turista para venir a México. Por favor, visite este sitio web para determinar si necesitará una visa. Aquí algunas recomendaciones y consejos sobre el proceso de visa:

1) La obtención de una visa a veces puede llevar varios meses, especialmente después de que se haya presentado la solicitud de visa hasta que se emita la visa. Por lo tanto, lo alentamos a que comience a investigar de inmediato el procedimiento de solicitud de visa. También tenga en cuenta el tiempo suficiente para las demoras, ya que los procedimientos de visa a veces pueden ser engorrosos.

2) El IIPE y el Colectivo Tomate (el socio anfitrión local) pueden, previa solicitud, emitir cartas de compromiso e inscripción para apoyar el proceso de visa. Si ese es un requisito necesario para su solicitud de visa, comuníquese con info@i-i-p-e.org para obtener detalles y especificaciones.

Resúmenes del Programa

Los resúmenes del programa deben presentarse el 17 de junio.

Si puede, le pedimos amablemente su ayuda para traducir el título de su sesión, el resumen y la breve biografía al inglés y al español.

Si tiene preguntas o dificultades para enviar su resumen utilizando el formulario en línea, contáctenos en: info@i-i-p-e.org 

Información de contacto para viajes y emergencias

Envíe su Formulario de contacto para viajes y emergencias antes del 1 de julio.

Firme y envíe su renuncia de responsabilidad legal antes del 1 de julio.

Política y protocolos de COVID 

Revise la política y los protocolos de COVID actualizados (última actualización: 6 de junio de 2022).

Información de llegadas

Lea atentamente los detalles contenidos en la carta de llegada. 

Descarga la carta de llegada (inglés / español)

Para los participantes que no lleguen al aeropuerto el 24 de julio (o que no utilicen el servicio del Shuttle transporte del aeropuerto), asegúrese de llegar a Casa Xitla entre la 1 p. m. y las 3 p. m.

Guía de Programa en línea

¡Visita la guía de programa en línea!

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